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市直有关单位：
为贯彻落实《荆州市人民政府职能转变和机构改革实施意见》（荆发〔2015〕5号）要求，扎实做好机构改革中档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《湖北省档案登记办法》等法规要求，现就有关事项通知如下：
一、高度重视机构改革中档案管理工作
在机构改革中，机构变动的单位必须认真做好档案的收集、登记、整理、保管、清理和交接工作，并按有关规定及时向同级国家综合档案馆移交档案，任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。
新成立的独立机构，应按照有关规定做好建档工作，并在成立之日起30日内，到同级档案行政管理部门办理档案登记手续；撤销单位，应在终止活动之日起30日内到原发证的档案行政管理部门办理档案注销登记手续，并按照有关规定做好档案的移交工作；合并单位，应在批准变更之日起30日内到原发证的档案行政管理部门办理档案变更登记手续，并按照有关规定做好档案的移交工作。
二、认真做好机构改革中的档案移交工作
（一）移交方式
1．撤销单位的档案，应向同级国家综合档案馆进行移交；
2．单位撤销其业务分别划归几个单位的，其档案材料不得分散，应向同级国家综合档案馆移交；
3．一个单位并入另一个单位或几个单位合并为一个新的单位，其档案材料应移交给合并后的单位代管或向同级国家综合档案馆移交；
4．一个单位内一部分业务或者一个部门划给另一个单位接收，其档案材料不得带入接收单位，如果接收单位需要利用，可以借阅或者复制；
5．单位撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的单位继续处理，并作为新的单位的档案加以保存；
6．一个单位改变了领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。
7．各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关主管单位或同级国家综合档案馆移交。
（二）移交内容。凡属于直接向市档案馆移交档案的单位，其移交的档案是指原机构存在时保管与形成的永久和长期（30年）的档案，包括文书档案、会计档案、科技档案、专业档案、声像档案、电子档案、实物档案。载体类型包括纸质载体及其电子版本（两套制）。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、大事记等。
（三）移交要求。机构改革中涉及的单位，应按照《中华人民共和国档案法》和《荆州市档案局关于印发〈荆州市档案馆档案接收暂行办法〉的通知》（荆档规〔2014〕1号）的有关要求完成移交工作，如未按规定移交或造成档案遗失、损毁，将依法追究单位负责人和直接责任人责任。
请市直有关单位收到此通知后，认真做好本单位档案基本情况调查摸底工作，并于5月30日前将有关情况报送至荆州市档案局。
联系人：邓海红
联系电话：8446443
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